Justificación Económica en la Teleformación.
¿Impartes en modalidad de teleformación o virtual formación financiada con cargo a fondos públicos a través de subvenciones o bonificaciones?
En este post informativo vamos a tratar el tema de la justificación económica en la modalidad teleformación, vamos a hacer un repaso de los puntos claves a tener en cuenta, para saber realizar de forma correcta todo el proceso y no tengáis ninguna posible incidencia o las mínimas subsanables.
Es muy importante, cuando una actividad formativa es financiada con cargo a fondos públicos, tener claro desde el principio el alcance de la información/documentación administrativa, técnica y económica de la misma.
Esto nos permitirá evitar la posibilidad de un proceso de auditoría por parte de los inspectores, donde se pudiese detectar cualquier discrepancia que nos pudiera ocasionar la no aceptación total o parcial de algún gasto, ocasionándonos posibles reintegros.
Vamos a ir comentando los puntos principales recomendados para una correcta gestión:
1.- Identificar partidas presupuestarias
Hay que tener claro desde el inicio que conceptos subvencionables son tenidos en cuenta en la normativa del proyecto que vayamos a desarrollar para saber qué gastos podemos imputar al mismo.
A continuación, os enumero algunos ejemplos de gastos:
Retribuciones al personal formador interno y externo, gastos de amortización, gastos de medios, materiales didácticos y bienes consumibles, gastos de alquiler, gastos de seguro de accidente, gastos de publicidad, otros costes (luz, agua…), costes asociados de personal propio y de terceros, evaluación y control …
En el caso de la teleformación los costes directos difieren en el caso de la formación presencial, por ejemplo, no existen gastos de alquiler de instalaciones…
2.- Confirmar con la normativa específica del proyecto a desarrollar
Una vez que hemos identificado los costes, debemos confirmar con las bases reguladoras específicas del proyecto a ejecutar, cuáles serían subvencionables, límites de coste …
Así como realizar las consultas previas necesarias al servicio público de empleo Estatal o de la CCAA, por si tuviésemos alguna cuestión a aclarar.
Para TELEFORMACIÓN son costes directos las licencias de uso de contenidos SCORM y de entorno de aprendizaje (curso configurado en plataforma con contenido integrado e informes parametrizados)
Confirmar que sea gastos subvencionables el CAU (Centro de atención usuario); no todas las normativas lo aceptan.
Un dato muy importante a considerar es que sean costes de mercado. Hay que tener en cuenta que todas las facturas de todos los beneficiarios llegan a la misma entidad que auditará todos los soportes documentales de los gastos, facturas, contratos… No se sostendría que por el mismo libro, o contenidos SCORM, un beneficiario tuviese un coste 10 veces más elevado, siendo del mismo proveedor o de otro distinto.
3.- Estructura de gestión de costes y de documentación que dé respuesta en acciones de seguimiento en sus distintas fases posibles
Una vez tenemos correctamente identificados los gastos financiables, y confirmados con la normativa específica cuáles son subvencionables, el objetivo es alcanza el 100% de la subvención.
Que en TELEFORMACIÓN es definir el servicio que sea justificar por entornos y por contenido de aprendizaje, así como la tarifa (de mercado).
Todo ello correctamente documentado con Memoria de solicitud del proyecto, facturas, contratos y Memoria económica, estando todo entrelazado entre sí.
4.- Sistema de gestión documental y de soportes justificativos
Tenemos que tener un sistema de gestión documental para que la custodie, y que la disponibilidad en un futuro de la documentación, por posibles auditoria, sea fácil y accesible.
Documentos importantes para formación de modalidad Teleformación.
A.- CONTRATO DE SUMINISTRO DE LICENCIAS, debe haber uno por beneficiario y convocatoria, donde se incluyan las acciones formativas a contratar que estén en la adjudicación definitiva, es muy importante que la fecha sea posterior a la adjudicación y anterior al inicio del primer grupo.
B.- FACTURAS, es muy importante que en las mismas se detalle claramente los datos para asignar correctamente el gasto a la acción formativa, indicando la convocatoria, el expediente, acción, grupo, fecha de inicio y fecha de fin.
C.- MEMORIA PLATAFORMA, Será más o menos genérica, pero corresponderá a lo que está en la plataforma, en cómo son los cursos o el entorno de teleformación, que a su vez estará alineado con lo indicado en la memoria de solicitud del proyecto.
Os muestro un ejemplo de factura que emitimos en DGF, tras la revisión por parte de nuestros clientes e indicar en nuestra herramienta de gestión de consumos SGC todos los datos necesarios por consumo, para que dicho soporte cumpla todos los requisitos necesarios para ser admitidos como válidos en la justificación. Recuerde, también les ayudamos con la memoria de plataforma.
5.- Custodiar facturas, memorias y contratos
Tener guardada con la justificación de forma ordenada toda la documentación que se ha utilizado en la misma, nos ayudará a un mejor control.
Para TELEFORMACIÓN en concreto es importante que:
Las unidades que reflejan las facturas se correspondan con un informe complementario de desglose de usuarios.
- Recomendación, es que podamos tener en un único informe mensual todos los consumos de la plataforma, y de ahí las facturas y pagos de cada factura por expediente, acciones formativas…
- De esta forma, en caso de auditorías posteriores, será fácil verificar que una licencia -un consumo- se ha imputado en una iniciativa y no en dos.
- El control de cursos en la plataforma que son objeto de subvención debe ser fácilmente identificado, ha de estar alineado con el contrato y con la factura para evitar anulaciones posteriores.
Consulta el Marco Normativo de la Ley General 38/2003, del 17 de noviembre, General de Subvenciones, en particular lo dispuesto en materia de procedimientos de control financiero, reintegro y revisión de actos pinchando en este enlace. Dentro del capítulo IV de la ley, se detalla el procedimiento de gestión y justificación de la subvención pública.
6.- Servicios de DGF
Después de todos los puntos tratados con anterioridad, vamos a concretar qué servicios de DGF, subvencionables como coste directo en tipo de formación teleformación, os ofrecemos:
– En la facturación mensual por los consumos de licencias, que nos hayan podido solicitar dentro de nuestro catálogo de contenidos digitales de más de 12.000 referencias formativas divididas por áreas temáticas y familias profesionales, estas, a su vez, se clasifican en Certificados de Profesionalidad, Especialidades formativas y Otra formación para el empleo, es decir el coste del uso único del contenido virtual para cada acción formativa.
-En el caso de que necesiten soluciones a medida, con instalación y configuración del «Entornos de Aprendizaje«, disponemos de múltiples opciones y desarrollos específicos para configurar tu entorno de aprendizaje conforme a tus necesidades formativas. Además, nuestra plataforma es compatible con los requerimientos del SEPE, permite el intercambio de datos mediante SOAP (Simple Object Access Protocol), con el estándar SCORM 1.2 y con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
-Nuestro servicio de entorno de aprendizaje incluye informes específicos, bloques, cuestionarios, diplomas, etc., que configuraremos y adaptaremos según las especificaciones de la iniciativa formativa que vayas a desarrollar.
-Asimismo, disponemos de entornos de aprendizaje específicos para proceso de acreditación e impartición de certificados de profesionalidad.
-Por último, contarán en todo momento con nuestro sistema de atención online desde donde resolveremos cualquier posible duda o incidencia con la mayor celeridad y calidad posibles.
- Trazabilidad: podrás realizar el seguimiento detallado y en tiempo real de todas las actuaciones que realicemos en torno a tu solicitud.
- Información en tiempo y forma: te mantenemos informado durante el proceso y te avisamos cuando la incidencia queda resuelta.
- Disponibilidad total: nuestro servicio de “urgencias” disponible 24/7.
También disponemos de bonos de asistencia personalizados para que los utilicen cómo y cuándo quieras: consultoría técnica, programación, configuración avanzada, optimización de recursos, puesta en marcha de acciones formativas, formación online mediante videoconferencia…
Es decir, es el coste de la licencia de uso único del entorno de aprendizaje, como medio de comunicación entre el tutor-formador y el participante, a través de un acceso individualizado para cada acción formativa.
Para concluir, os indicamos nuestras recomendaciones en base a nuestra experiencia.
Debe estar debidamente relacionado lo indicado en la Memoria de solicitud del proyecto, con el Contrato con DGF, que sustente el servicio prestado en las acciones formativas para cada proyecto, así como el acuerdo económico.
Con las Facturas de contenidos digitales, las cuales, utilizando nuestra herramienta de gestión de contenidos SGC, cuando a primeros del mes siguiente tengan disponibles los consumos del mes anterior, y puedan revisar e indicar por cada consumo de cada usuario la convocatoria, expediente, acción, grupo deben imputarlo, de esta manera recibirán dicha información detallada en las facturas.
Así como lo indicado en la Memoria de justificación de costes, que deberá detallar el servicio especificado en el contrato.
Lo que se trata es que, desde el inicio del proyecto hasta su fin, no haya contradicciones en toda la documentación que acredita la ejecución, tanto en contenido como en tarifas, como por ejemplo el acuerdo económico recogido en el contrato sea el mismo que el precio que se recoge en las facturas y se indica en la Memoria económica.
Otra cuestión importante que realizamos, es que generamos recibos independientes por cada factura, lo que les facilita en su justificación para la acreditación del pago por factura, indicando en el concepto el código de factura para su mejor asignación. Es necesario, y más al ser formación en modalidad teleformación, que en la plataforma se queden guardados los registros con su trazabilidad de los alumnos a justificar, dónde han entrado, qué actividades han hecho, etc.
En DGF disponemos de más de una década de experiencia ayudando a centros y entidades de formación a poner en marcha, o redefinir, su estrategia de formación elearning. Por ello, contamos con una robusta estructura de profesionales al servicio de tu proyecto formativo con soluciones de plataforma específicas, llámanos y cuéntanos tu proyecto. Recuerda que en DGF, nuestro proyecto eres TÚ.
Pide YA asistencia en la justificación de tu teleformación pinchando aquí.
Contacta con nosotros a través del 914 32 02 02, o info@dgformacion.com.
